Zeitmanagement: 10 unverzichtbare Tipps

Seit über 10 Jahren bin ich nun selbstständig. Dabei hält man sich gerade in den ersten Jahren mit Dingen auf, die rückwirkend betrachtet absoluter Unfug sind. Andere Grundsätze, Arbeitsweisen und Einstellungen haben sich bewährt. Hieraus meine Top 10 der Dos and Don’ts, um ein wenig mehr Zeit am Tagesende zu haben:

1. Lass Dich nicht ablenken

Laut einer Studie verbringen Menschen unter 35 Jahren deutlich mehr als zwei Stunden täglich in Social Media wie Facebook, Twitter & Co.. Davon verfällt auch Zeit auf die Arbeitszeit. Minimiert man dies auf die eigentliche Pause, so ist man schneller fertig – mit allem!

Facebook, Youtube, Pinterest oder Twitter mag dabei jederzeit eine willkommene Ablenkung sein, beim Arbeiten hilft es Dir jedoch nicht. Um konzentrierter zu arbeiten, kannst Du auch Browser-Erweiterungen wie Block Site (Chrome) oder Leechblock (Firefox) nutzen, um dir deine persönlichen Zeitfresser zu blocken, denn die Versuchung ist groß.

Zeitersparnis je Tag: 45 Minuten
Zeitersparnis je Jahr: 165 Stunden (7 Tage)

2. Don’t be a fckng Smombie

Das Kofferwort aus den Begriffen „Smartphone“ und „Zombie“ trifft es eigentlich gut: Wir Menschen sind schlichtweg unfähig zwei oder mehr Dinge auf einmal zu tun. Dafür gibt es auch verschiedene Studien (wie hier in Englisch beschrieben), die Multitasking für komplexe Aufgaben widerlegen. Dennoch wollen wir uns und anderen immer wieder gerne beweisen, dass wir Multitasking beherrschen:

In Wahrheit machen wir jedoch einfach zwei oder mehr Dinge bis zu 40% langsamer als wenn wir diese hintereinander machen würden. Darum: Vermeide Multitasking bei allen komplexeren Aufgaben.

Multitasking ist nicht einmal der korrekte Begriff. In Wahrheit springt unser Gehirn beim Multitasking immer zwischen zwei Prozessen hin und her. Das kostet Zeit und geht auch noch auf Kosten der Qualität. Es schleichen sich banale Fehler ein, wir kontrollieren unsere Arbeit nicht und vergessen Anhänge an E-Mails, selten dämliche Rechtschreibfehler passieren und wir belügen uns selbst indem wir einfache Kontrollen auslassen, um beim Multitasking produktiv zu sein.

Du neigst dazu 30 oder mehr Tabs offen zu haben und bist ein richtiger Tab-Junkie? Auch nur eine Abwandlung von Multitasking à la „das mache ich später“, „das kann ich jetzt gerade nicht machen“ oder „da warte ich nur kurz auf Feedback“. Eventuell genau der richtige Zeitpunkt für eine Browser-Erweiterung!

Zeitersparnis hierdurch: 40 Minuten je Tag (oder auch deutlich mehr)
Zeitersparnis auf das Jahr hochgerechnet: 146 Stunden

3. Habe keine Angst vor neuer Technologie

Um dem olympischen Motto „schneller, höher, stärker“ im Arbeitsleben gerecht zu werden, müssen wir schneller werden. Da wir das nicht ohne weiteres können, müssen wir automatisieren und/oder digitalisieren. Schon sind wir Mitten im Thema Industrie 4.0, doch soweit müssen wir gar nicht gehen.

Ein praktisches Beispiel: Ich sehe häufig Menschen, die mit Telefon am Ohr an ihrem Arbeitsplatz – mit dem Telefon am Ohr – sitzen und nur darauf warten, dass Sie in der Telefonwarteschleife endlich drankommen, warum nicht einfach ein Bluetooth-Headset nutzen und währenddessen noch andere Dinge erledigen?

Warum ein Dokument aus einer E-Mail vier Mal ausdrucken und in vier verschiedenen Ordnungssystemen einordnen, wenn man das Dokument auch einfach in einem DMS (einem Dokumenten-Management-System) ablegen kann?

There’s a shortcut for everything

*Rechtsklick* … *Kopieren* …. *zwei Fenster verschieben/minimieren* (optional) … *anderes Fenster wechseln* …. *Rechtsklick* ….. *Einfügen* – Dein Ernst?? Werde vom Mausschubser zum Shortcut-Ninja. Es gibt für die meisten Befehle auch einen Shortcut, also eine Tastenkombination. So reduzierst Du den Einsatz der Maus und die Arbeitsabläufe beschleunigen sich wie von selbst. Ein hilfreiches Tool, dass dir diese Shortcuts zeigt ist das Programm CheatSheet für MacOS .

Zeitersparnis: 20 Minuten je Tag
Zeitersparnis auf das Arbeitsjahr hochgerechnet: 73 Stunden

4. Mach‘ keine Kompromisse

Zur Wortdefinition: Ein Kompromiss ist die Lösung eines Konfliktes durch Verzicht auf Teile der jeweils gestellten Forderungen.

Zumeist habe ich in der Vergangenheit eine geringere Qualität für einen etwas geringeren Preis in Kauf genommen. Wenn ich durch dieses kompromissbehaftete Produkt jedoch nur ein bis zwei Tage eingeschränkt arbeitsfähig war, dann ist das eine Menge Geld, die den Kompromiss eigentlich nicht wert ist.

Ich möchte ein Gerät nicht neukaufen, weil es defekt ist. Ich möchte mir ein neues Gerät kaufen, weil das neuere Gerät mir so viele neu Möglichkeiten eröffnet oder alte Prozesse einfach besser oder schneller macht.

Das ist auch ein Grund, warum ich mittlerweile ein solcher sog. „Apple Apostle“ bin: Die Geräte halten mich einfach am Arbeiten und selbst wenn mal ein Problem auftaucht ist binnen 24 Stunden eine Lösung gefunden, wie ich weiterkomme.

Zeitersparnis: 10 Minuten je Tag
Zeitersparnis im Jahr: 60 Stunden

5. KISS für E-Mail

Das Akronym KISS (engl.:Keep it simple, stupid) ist das Prinzip, zu einem Problem eine möglichst einfache Lösung anzustreben. Darum halte auch deine E-Mail kurz und einfach. So wird auch die Antwort vermutlich kurz und einfach sein. Wenn ich schon dabei bin: Es ist nicht bei jeder Antwort eine Anrede erforderlich. In einer Konversation beginnst du auch nicht jeden Satz neu mit der Anrede.

Ein ähnliches Ziel verfolgt five.sentenc.es, indem E-Mails auf fünf oder weniger Sätze beschränkt werden. Sollte die E-Mail länger werden, so ist vllt. der Griff zum Telefon oder ein persönliches Gespräch die bessere und schnellere Lösung. Eine Erkenntnis, die mich nach langen E-Mail-Konversationen häufig einholt.

Zeitersparnis: nicht überall klar definierbar
Zeitersparnis im Jahr: Es kommt drauf an…. eine Menge

6. Lern „Nein“ zu sagen

Eigentlich ein einfaches Wort, vier Buchstaben, eine Silbe. Dennoch sagen wir bei vielen Dingen „Ja“, bei denen wir „Nein“ meinen. Sei es, weil wir unbedingt den Auftrag haben wollen, dem Kunden gegenüber aber ein schlechtes Gefühl haben oder einfach weil Chips so viel verlockender als Obst und Gemüse sind.

Einer meiner Professoren sagte: „Die besten Geschäfte sind die, die man nicht gemacht hat!“. Lange Zeit habe ich dies nur für einen Mythos gehalten. Mittlerweile stimme ich dieser Aussage absolut zu. Sie hält einen produktiv und man stärkt sich in dem Kompetenzbereich, den man hat. Ebenso machen wir nicht „irgendetwas mit IT“, sondern übernehmen die technische Webentwicklung von Webseiten und Webanwendungen. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Keine Zeitersparnis aber ein Qualitätsfaktor für dein Leben!

7. Setz dir realistische Ziele

Am Ende des Tages ist deine ToDo-Liste noch nicht abgearbeitet? Hinterfrage dich selbst und arbeite dran!

Wenn beispielsweise 1-2 Stunden unerwartete Aufgaben der Grund sind, dann plane diese ein. Nach einiger Zeit wirst Du so produktiver und sparst Zeit. Zudem kommt der positive Effekt, dass Du dich besser fühlst, wenn Du dir vorgenommene Dinge auch wirklich schaffst und nicht jedes mal daran scheiterst.

Setze dir zu Beginn des Tages drei große Ziele, dir dir wichtig sind. Bei den Productivity-Hackern spricht man auch von den MI3, den „Most Important 3 Tasks“. Erledige diese Dinge direkt, bevor Du mit etwas anderem anfängst!

Eat the [fckng] Frog

Wörtlich ergibt dieses englische Sprichwort nicht viel Sinn. Übertragen heißt es: Mach die schwierigste Aufgabe, den sog. Frosch, zuerst. Sonst bleibt er dir später am Tag im Hals stecken!

Erledige als allererstes eine Aufgabe, auf die du gar keine Lust hast. Danach können auch ungeplante ToDos oder kleinere Ziele dazukommen (MI3 + 3). So wirst Du produktiver und hast für dich das Gefühl: Ja, ich habe etwas geschafft!

Zeitersparnis: 10 Minuten je Tag
Zeitersparnis im Jahr: 60 Stunden

8. De-Notify-Yourself

Stell dir vor, Du bist gerade hochkonzentriert an einer superwichtigen Aufgabe und dann kommt ein *Pling* und die Popup-Notification rollt über den Monitor. Du bist eisern und scannst die Information. Selbst wenn Du nicht darauf klickst, bist du dennoch komplett raus aus deiner aktuellen Aufgabe – und wenn auch nur für einen Moment. Mute alle Benachrichtigungen von WhatsApp, Slack, Facebook, Twitter, Telefon, E-Mail und allem, was nicht gerade superwichtig ist. Es hält dich nur von dem ab, was Du machen wolltest und stört deine Konzentration.

tägliche Zeitersparnis: 60 Minuten
jährliche Ersparnis während der Arbeit: 220 Stunden

9. Hol dir Unterstützung

Was auch immer Du machst, mach es mit Profis. Quäl dich nicht mit Rechnungen in Word rum, hol dir ein Rechnungstool, das dir direkt bei den Voranmeldungen und der EÜR die Arbeit wegnimmt. Bist Du Designer, bekommst Du sicherlich das beste Design für eine Webseite hin. Überlass die Programmierung aber den Profis. Bist du Webentwickler, quäl dich nicht mit dem Design, sondern sprich mit einem Webdesigner. Get things fckng done! Dadurch ergeben sich auch schöne Kooperationen und jeder macht das, was er wirklich kann.

Zeitersparnis: 20 Minuten je Tag
Zeitersparnis im Jahr: 120 Stunden

10. Kill Perfection

„Das Bessere ist der Feind des Guten“ sagte Voltaire bereits. Wenn man etwas jeden Tag macht, hat man unter Umständen einen anderen Maßstab von dem, was gut ist und von dem, was perfekt ist. Für unsere Kunden ist etwas anderes gut oder gar sehr gut, als für uns.

Viele meiner/unserer Kunden sind mit einer für uns ausreichenden Leistung (50 % Ergebnisse für 15 % Aufwand) bei marktüblichem Pricing vollkommen zufrieden. Sie werden vielleicht keine Luftsprünge machen, aber Du wirst auch keine Klagen hören. Wir gehen gerne die Extrameile. Daher liefern wir nicht nur ausreichende Produkte – wir denken mit und weiter. Die meisten Produkte, die wir ausliefern, sind mindestens gut (80-90 % Ergebnisse für 20-50 % Aufwand). Will man nun noch die letzten 10-20 Prozent rausholen, steckt man noch mal die gleiche Zeit oder sogar noch mal deutlich mehr in die Entwicklung des Produktes.

Kauft man hingegen ein hochpreisiges Produkt, wird natürlich viel sensibler auf Makel reagiert, als wenn man ein Produkt kauft, bei dem man weiß, dass es unter dem marktüblichem Preis liegt. Hier gilt der Umkehrschluss des englischem Sprichwortes „You get what you pay for“, nämlich: „Ich habe viel gezahlt, also erwarte ich nun Qualität“. Auch Kleinigkeiten führen so schnell zum Vertrauensverlust.

Vielfach gilt hier das so genannte Paretoprinzip oder auch der Pareto-Effekt, die 80-zu-20-Regel. Diese besagt, dass 80 Prozent Ergebnisse mit 20 % Aufwand erreicht werden. Die restlichen 20 Prozent des Ergebnisses kosten mit 80 Prozent Zeitaufwand die meiste Arbeit. Versuche daher nicht eine hundertprozentige Lösung zu liefern, sondern versuch es erstmal mit 80 %.

Zeitersparnis: 20 Minuten je Tag
Zeitersparnis im Jahr: 120 Stunden

Sum up

Nun findet vermutlich jeder einen Punkt, an dem er selber ansetzen kann – ob privat oder im Arbeitsleben. Letztlich geht es darum, dass man – mit dem was man geschafft hat – glücklich bzw. zufrieden ist. Leg darum auch bei Dir die Messlatte nicht allzu hoch!

Was sind deine top Zeitmanagement-Tipps?

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